So führen Sie die Inventur im Einzelhandel problemlos durch

Inhaltsangabe

• 1. Notwendigkeit Inventur im Einzelhandel
• 2. Durchführung Inventur: Tipps
•     #1 Vorbereitungen treffen
•     #2 Inventur-Kalender
•     #3 Regeln
•     #4 Inventurlisten
•     #5 Waren gruppieren
•     #6 Steuerberater integrieren
•     #7 Prüfen Sie alle Unterlagen doppelt
•     #8 Zeitpunkt einhalten
• 3. Fazit
• 4. Verwandte Links
• 5. unverbindliche Projektanfrage
• 6. Häufige Fragen

Ist eine Inventur im Einzelhandel immer notwendig?

Ja, jeder Kaufmann muss einmal pro Jahr eine Inventur durchführen.

 Ihnen zeigt das, ob das Jahresergebnis tatsächlich stimmt und zusätzlich können Sie abweichende Bestände aus der Buchhaltung korrigieren und kontrollieren.

Eine Ausnahme bilden Unternehmer und Freiberufler, die Ihre Gewinne mit einer EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ermitteln.

Tipp 1: Die Vorbereitungen treffen

Schon beim Planen des Inventurtermins können Sie Zeit einsparen. Überlegen Sie zuerst, welche Art der Inventur Sie durchführen möchten. Sie haben die Wahl zwischen der

• Stichtagsinventur
• verlegten Inventur
• permanenten Inventur

Wenn Sie einen Termin festgelegt haben, planen Sie das Zeitfenster. Überlegen Sie, wie lange Sie für die Inventur brauchen.

Tipp 2: Nutzen Sie einen Inventur-Kalender

Die ideale Lösung für eine reibungslose Inventur im Einzelhandel lautet: Inventurkalender. In diesem können Sie bei den Vorbereitungen Inventurbereiche festlegen und einen passenden Zeit- und Personalplan erstellen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter diesen einsehen und sich selbst vorbereiten können.

Übringens

Zweier Teams haben sich zum Durchführen von Inventuren sehr bewährt. Während der eine zählt, kann der andere die Notizen machen.

Tipp 3: Stellen Sie Regeln auf

Jeder Angestellte geht beim Durchführen der Inventur anders vor. Das kann wertvolle Zeit kosten und zu Problemen führen, wenn ein anderer Mitarbeiter die begonnene Inventur fortführen muss. Legen Sie deshalb vor dem Beginn klare Regeln dazu fest, wie die Bestände aufgenommen werden und nutzen Sie während der Bestandsaufnahme Scanner und / oder Erfassungsgeräte, um den Prozess zu beschleunigen.

Tipp 4: Passende Inventurlisten sind wichtig

Sie haben die Möglichkeit, zur Inventur im Einzelhandel auf Vordrucke zurückgreifen oder selbst Listen anzufertigen, in denen Sie individuell auf Ihre Produkte eingehen können. In beiden Fällen ist es ratsam, die Inventurliste Ihren Angestellten im Vorfeld vorzulegen. Falls Fragen auftreten, lassen sich diese nämlich direkt und nicht erst im Laufe der Inventur stellen und beantworten.

Idealerweise fertigen Sie für jede Inventur eine neue Liste an. Die Protokolle aus dem Vorjahr sind aufgrund des häufig wechselnden Sortiments meist nicht aktuell.

Tipp 5: Gruppieren Sie Waren frühzeitig

Leiten Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig vor der Inventur dazu an, bestimmte Waren zu gruppieren und Ordnung zu schaffen, um bei der Erfassung Zeit zu sparen. Neben der täglichen Arbeit können zum Beispiel

• das Lager und die Verkaufsfläche aufgeräumt
• Kennzeichnungen vorgenommen (z.B. überzählige Bestände)
• defekte Artikel an einen dafür vorgesehenen Ort transportiert
• gleichartige Produkte zusammengestellt
• Hilfsmittel wie Scanner, Formulare, etc. bereitgestellt werden.

Tipp 6: Integrieren Sie Ihren / einen Steuerberater

Fehler bei der Inventur müssen im Nachhinein durch weitere Bestandsaufnahmen korrigiert werden. Ziehen Sie einen Steuerberater hinzu, kann dieser von Zeit zu Zeit Stichproben machen und prüfen, ob die Protokolle fehlerfrei sind. Ist das nicht der Fall, lassen sich etwaige Fehler schon während der Inventur korrigiert werden. Zwar kostet ein Steuerberater für solche Zwecke etwas Geld, allerdings können Sie durch dessen Einsatz später einen beachtlichen Aufwand ersparen.

Hinweis!

Falls Sie einen Steuerberater hinzuziehen, vermerken Sie das unbedingt schriftlich. Solcherlei Nachweise hinterlassen beim Finanzamt einen guten Eindruck und wirken sich ggf. positiv auf die komplette Prüfung aus. Außerdem ist dann direkt klar, welche Prüfungen Sie selbst schon durchgeführt haben.

Tipp 7: Prüfen Sie alle Unterlagen doppelt

Die Unterlagen, die Sie dem Finanzamt zukommen lassen müssen, sollten fehlerfrei und vollständig sein. Sehen Sie sich die erforderlichen Dokumente zwei Mal an und ziehen Sie ggf. einen Mitarbeiter oder einen Steuerberater hinzu, der ebenfalls noch einen Blick darauf wirft.

Hinweis!

Vergessen Sie bitte nicht, dass Sie alle Belege unterschreiben müssen. Nicht unterzeichnete Nachweise erkennt das Finanzamt nicht an. Auch eine fortlaufende Nummerierung ist wichtig.

Tipp 8: Zeitpunkt einhalten

Wann wird eine Inventur durchgeführt?
Viele Händler nutzen den 31. Dezember als Bilanzstichtag und führen zu diesem Datum eine Inventur durch, sofern es auf ein Wochenende fällt. Grund dafür ist, dass Sie die Ergebnisse ans Finanzamt übermitteln müssen. Allerdings erkennt dieses die Bestandsaufnahme nur an, wenn Sie die Daten innerhalb von 10 Tagen vor oder nach dem 31.12. übermitteln.

In der Praxis ist das aber nicht immer realisierbar. Sie haben die Möglichkeit, die Inventur zu verlegen, wenn Sie durch ein Rückrechnungs- oder Fortschreibungsverfahren garantieren, dass Sie den Bestand zum o.g. Datum berechnen können.